34 principes de gestion du temps (13 à 25)

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Dans un article intitulé « 34 Time Management Tips for Busy Entrepreneurs (by Experts) » paru sur le blog de Shopify, Casandra Campbell  a recensé 34 principes de gestion du temps préconisés par des entrepreneurs à succès et spécialistes de la gestion du temps. 

Nous pensons sur Horizoom que ces principes sont tout à fait adaptés pour les multipotentiels que nous sommes, aux mille et un projets… 

Voici les principes 13 à 25.


13. Faîtes les tâches les plus importantes le matin

shopify-author Kamil RudnickiKamil Rudnicki – www.timecamp.com

 

Utilisez votre temps pour faire les « bonnes choses ». Tout le monde gaspille le temps, alors concentrez-vous sur l’efficience – faire les bonnes choses, au lieu d’être efficace – faire bien les choses.

Travailler en constante pression n’est pas pertinent. Se sentir anxieux et submergé n’est pas OK non plus. Vous regrettez d’avoir pris une décision? Arrêtez.

Vous ne devriez pas juger votre réussite en fonction des résultats eux-mêmes.

Les résultats les plus positifs peuvent provenir de choses que vous n’avez pas à faire.

Faites les tâches les plus importantes le matin.

Les études ont montré que, à force de prendre des décisions au cours de la journée, on finit par prendre de mauvaises décisions


14. Si ce n’est pas cassé, n’essayez pas de réparer

shopify-author Katy Whitton Katy Whitton  – www.flippingheck.com

Ayant travaillé avec quelques start-ups, ainsi que ma propre entreprise, je pense que trouver une technique de gestion du temps stable qui fonctionne pour vous est la clé pour pouvoir faire les choses.

Il y a tellement de nouveaux outils qui apparaissent chaque mois (semaine même!), qui promettent d’être le produit organisationnel ultime !

Le problème est que le temps et l’énergie que nous investissons dans la mise en place et la prise en compte de ces nouveaux systèmes nous empêche cruellement d’être productif.

Notre tendance à être attiré par la prochaine nouvelle chose «brillante» qui se présente, en pensant que cela résoudra tout, peut nuire drastiquement au flux de travail préexistant et réfléchi, et nuire réellement à la productivité à long terme.

Je suis passé du papier au PDA, du papier au téléphone et au papier à nouveau parce qu’une nouvelle application ou système m’avait attiré l’attention au lieu de m’en tenir à ce qui fonctionnait pour moi.

Quand je pense aux heures perdues pour passer mes listes du papier aux applications et vice-versa, cela me fait frémir!

Aussi, si vous êtes satisfait de votre système existant, souvenez-vous de mon titre « Si ce n’est pas cassé, n’essayez pas de réparer ».

Si une nouvelle technique venait à vous exciter, identifiez ce qui a réellement attiré votre intérêt et essayez-la en incorporant ce nouvel ingrédient dans votre système existant avant de tout démanteler et de redémarrer à zéro.

 


15. Priorisez vos tâches en utilisant la méthode ABCDE

shopify-author Tor RefslandTor Refsland – www.timemanagementchef.com

Je priorise mes tâches en utilisant la méthode ABCDE:

A: Tâches que vous devez accomplir – avec conséquences graves si elles ne sont pas réalisées

B: tâches que vous devriez faire – avec conséquences plus douces si elles ne sont pas réalisées

C: tâches que vous pourriez faire – aucune conséquence si elles ne se font pas

D: tâches que vous déléguez

E: tâches que vous ne ferez jamais

Voici le truc : vous ne faites jamais une tâche B avant d’avoir accompli toutes les tâches A, et vous ne faites jamais une tâche C avant d’avoir effectué toutes les tâches B.

Ensuite, appliquez la règle 80/20 pour identifier chaque jour 20% des tâches de votre liste de tâches qui vous donneront 80% des résultats.

Vous pourriez penser, « Cela paraît cool et tout ça. … Mais est-ce que cela nous aide vraiment à devenir plus productif? « Bonne question! Jugez par vous-même…

J’ai appliqué ce principe lorsque j’ai passé 20 heures à créer l’article de blog présentant  80 Conseils de productivité  des experts incroyablement occupés. Cet article a généré 20 231 pages vues en 6 jours.  Il a maintenant plus de 1700 partages et 98 commentaires. Si je n’avais pas été très productif, j’aurais au moins passé 40 à 50 heures pour créer un tel article.

 


16. Programmez tout !

shopify-author Tim BourquinTim Bourquin – www.afteroffers.com

Pour moi, si ce n’est pas prévu, cela ne se fait pas !

Donc, la planification de chaque heure de ma journée de travail est essentielle pour rester concentré et productif. Même le «temps libre» pour poursuivre des intérêts secondaires est réservé sur mon calendrier.

La gestion du temps consiste à accomplir des tâches spécifiques chaque jour, et la seule façon de savoir comment atteindre les objectifs est de les diviser en très petits projets que je peux réaliser quotidiennement.

Chaque jour, mon agenda journalier reçoit une petite partie d’un but plus large et quand je l’ai réalisé, j’ai fini pour la journée.

Je planifie également un moment précis de la journée pour travailler sur certains sujets.

Si je ne planifie pas ce temps dédié en le bloquant dans le calendrier, cela ne se fait pas.

Chaque tâche ne doit pas dépasser une heure par jour à accomplir. Si je m’aperçois qu’il faudra plus d’une heure pour faire cette étape, c’est que je ne l’ai pas assez découpée en sous-tâches.

Si je termine les étapes précédentes, je m’empêche de passer aux étapes suivantes. Je sais que cela semble contre-intuitif, mais cela m’empêche d’être consumé et je suis plus motivé pour l’heure de travail suivante.

Cette stratégie m’empêche aussi de faire un pas à moitié qui laisse un sentiment d’inachevé alors que c’est agréable de faire tout ce qui était prévu pour ce jour-là.

La gestion de mon temps signifie la planification à l’avance. Les 30 dernières minutes de ma journée sont toujours réservées à la planification de ma journée de travail du lendemain.

Il faut de la discipline, mais c’est la seule façon de savoir que je suis productif.


17. Utiliser votre agenda religieusement

shopify-author Monica RicciMonica Ricci – www.monicaricci.net

Attendez toujours au moins une heure avant de consulter votre courrier électronique dans la matinée.

Lorsque vous commencez votre journée en «mode de réponse», il est trop facile de tomber dans un trou de lapin en répondant à un email et avant que vous ne le sachiez, vous avez perdu la moitié de la journée. Vous  n’avez pas abordé quelque chose en mode proactif parce que vous avez passé votre matinée en mode réactif.

Utilisez votre calendrier religieusement.

Ne comptez jamais sur votre mémoire pour vos rendez-vous avec d’autres personnes ou même avec vous-même. Soulagez votre cerveau de la tâche de se souvenir de votre calendrier afin de le laisser libre pour être créatif,  pour résoudre des problèmes et être présent dans le moment présent avec d’autres.

Créez toujours un temps de tampon autour des rendez-vous dans votre calendrier, pour tenir compte du temps de déplacement, du temps de préparation et du temps de suivi.

 


18. Ne vous surchargez pas !

shopify-author Mike VardyMike Vardy – www.productivityist.com

 

Ne vous surchargez pas !  Utilisez votre calendrier pour  bloquer de grosses plasges horaires – tels que des thèmes quotidiens ou des sprints de projet hebdomadaires pendant une période de temps adaptée (par exemple : rédaction de votre livre de 5 heures à 8 heures tous les jours de la semaine) au lieu d’allouer chaque minute de la journée avec quelque chose de spécifique.

C’est à votre liste de tâches de préciser les détails car c’est son rôle.

Laissez votre calendrier agir comme un activateur plus large qui vous conduit à regarder les détails de votre liste de tâches. Ensuite, vous pouvez décider de ce dont vous avez besoin et ce que vous souhaitez faire un jour donné avec intention et attention de l’esprit.

 


19. Faîtes la tâche la plus simple d’abord !

shopify-author Mark MansonMark Manson – www.markmanson.net

 

Mon professeur de mathématiques du secondaire m’avait expliqué que si vous êtes coincé sur un problème, commencez à noter les chiffres et vous serez étonné de la fréquence à laquelle vous découvrirez la solution au fur et à mesure que vous écrivez.

J’ai trouvé que cela se vérifiait dans la vie de tous les jours et pas seulement en mathématiques.

Chaque fois que je me sens coincé à propos de quelque chose, que je ne sais pas comment démarrer un projet, que je suis anxieux ou que je commence à procrastiner, je me force à faire la partie la plus petite et élémentaire tâche du projet.

Je n’attends pas d’avoir la vue d’ensemble complète du projet terminé pour exécuter le composant le plus simple et le plus réalisable : par exemple j’écrirai la première phrase, je programmerais la première ligne de code,je créerais la première ligne dans la feuille de calcul.

Cela semble simple comme cela, mais lorsque vous faites cela, vous découvrez que l’action n’est pas le résultat de la motivation, mais en est plutôt la cause.

Et ce qui se passe invariablement, c’est que tu finis cette première micro-tâche et qu’elle s’accroche à la suivante puis à la suivante… Et comme une boule de neige, des heures plus tard, tu as franchi des kilomètres en descente et tu ne te souviens même plus pourquoi il était difficile de commencer…


20. Cherchez à automatiser vos process

shopify-author Peggy Duncan

Peggy Duncan – www.personalproductivityexpert.com

Les gens choisissent souvent de travailler plus fort au lieu de prendre le temps de réfléchir à comment travailler plus intelligemment. Les entrepreneurs peuvent réellement créer plus de temps libre en examinant plus attentivement leurs processus.

D’abord, décidez si le travail est nécessaire !

Si c’est le cas et que vous devez le répéter plus de trois fois, vous devriez développer un processus bien pensé, précisant qui est concerné et documenté afin que tout le monde puisse le suivre.

Une fois que vous avez trouvé la meilleure façon de procéder, choisissez la bonne technologie pour le réaliser.


21. Eliminez vos activités les moins productives

shopify-author Donald LatumahinaDonald Latumahina – www.lifeoptimizer.org

 

Appliquez la règle 20/80 et éliminez vos activités les moins productives. Faire cela vous permet d’être productif sans être affairé. 
Mais tout d’abord, vous devez être au clair concernant vos priorités et être prêt à laisser passer quelques opportunités.

22. Commencez votre journée plus tôt que tout le monde !

shopify-author Brian TracyBrian Tracy – www.briantracy.com

Commencez votre journée plus tôt que tout le monde. Si vous lisez les biographies et les autobiographies des hommes et des femmes qui réussissent, presque tous ont une chose en commun :  c’est l’habitude de se coucher relativement tôt et de commencer sa journée  à l’aube.

En se réveillant avant tout le monde, vous avez le temps de planifier votre journée à l’avance et d’avoir une bonne idée des tâches qui peuvent se manifester à vous avant que d’autres ne soient éveillés pour vous interrompre.

 


23. Faîtes un audit de votre temps

shopify-author Rosemary RiceRosemary Rice – www.dailyplanit.com

 

Soyez conscient de la façon dont vous utilisez votre temps et choisissez les tâches qui offrent la plus haute valeur avec la plus faible utilisation des ressources comme les tâches à priorité élevée, une fois que les questions urgentes ont été traitées.

Cela peut sembler particulièrement ennuyeux, mais un audit de votre temps passé peut révéler des aspects surprenants quant à l’utilisation de votre temps et peut réellement entraîner des changements positifs.

Il existe des moyens faciles de procéder à cet audit du temps passé, comme l’utilisation de codes de couleurs pour différentes activités à colorier dans un chronodex.


24. Utilisez la technique Pomodoro

shopify-author Michael SliwinskiMichael Sliwinski – www.sliwinski.com

Mon conseil pour les entrepreneurs occupés est la «Technique Pomodoro» et le «Calendrier non planifié».

Cela signifie essentiellement que je mets une minuterie pour 25 minutes et je me dédie à une seule tâche.

Ainsi la pression et le focus unique me permettent de revenir sur le bon chemin et d’entrer dans mon rythme de productivité.

Les mauvais jours, je passe ma journée en modePomodoro.


25. Identifiez les 3 plus importantes tâches !

shopify-author Chris BaileyChris Bailey – www.alifeofproductivity.com

 

Au tout début de votre journée, demandez-vous :

Quand la journée sera terminée, quelles choses je veux avoir accompli ?

C’est une tactique toute simple, bête comme chou, mais rien d’autre ne vous aidera à travailler plus intentionnellement !

La tactique permet plusieurs choses à la fois :

  • Elle vous aide à filtrer ce que vous ne devriez pas faire chaque jour de ce qui est réellement important.
  • Elle vous donne des indications sur ce qui est important  quand se produit un scénario catastrophe,
  • Et cela vous aide également à considérer vos limites du jour. Si vous avez beaucoup de réunions un jour donné, par exemple, vous aurez moins de liberté pour définir ce que vous devez faire.

Cette tactique ne prend qu’une minute !


Source : Casandra Campbell à l’origine de cette compilation est entrepreneur, une passionnée de bières artisanales et un créateur de contenu chez Shopify.

Traduction : Brigitte Roujol pour Horizoom

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Si vous avez un conseil génial, une technique ou une stratégie de gestion du temps, partagez-le dans les commentaires !

 

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