3 stratégies pour mener plusieurs projets en parallèle sans disjoncter

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Si vous êtes un vrai multipotentiel (scanner ou slasher) avec une fibre entrepreneuriale, les chances sont grandes que vous ayez plus d’un projet sur le feu !

Dans un article intitulé 3 Strategies to Help You Run Multiple Businesses (Without Losing Your Mind), Michelle Nickolaisen, auteur, blogueuse, entrepreneur décrit comment elle gère ses multiples projets du moment qui sont :

  • Journaliste pigiste
  • Son propre site où elle écrit, propose ateliers, livres, et outils sur la productivité et les affaires pour les créatifs indépendants,
  • Boucler son premier roman (worldslip.net)
  • Finaliser le financement via Kickstarter  d’un agenda-planificateur qu’elle a spécialement conçu pour les créatifs et indépendants
  • Ecrire son prochain livre de fiction et d’autres activités d’écriture de fiction.

Pour les multipotentiels comme vous, elle et moi, avec plusieurs grands projets en cours d’exécution en parallèle, il est encore plus crucial d’éviter de perdre du temps et d’éviter de se disperser…

Michelle Nickolaisen utilise trois stratégies de gestion du temps pour gérer sa journée.

1. La stratégie du « Timeboxing »

Non, cela n’a rien à voir avec la boxe ! Pas de bataille physique avec des unités de temps en concurrence les uns avec les autres !

Non, en fait, il s’agit simplement de créer des plages horaires dédiées à chaque projet spécifique, des « boîtes de temps », par exemple :

  • de 9 h à midi  pour Projet créatif A
  • d’une heure à  3 heures pour le Projet BTime_Boxing
  • de 3h à 5h, plage horaire dédiée au Projet C

Bien sûr, cela fonctionne également bien en dédiant des jours entiers à des projets :

  •  projet A :  les lundis et mercredis,
  •  mardis et jeudis sont pour le projet B,
  • et les vendredis sont pour le projet C.

Chacun a sa façon d’appliquer cette stratégie. Michelle décrit son propre emploi du temps :

« Les lundis et vendredis sont dédiés à mon travail interne à l’entreprise. Des choses comme écrire mes propres articles de blog, de répondre à des prospects, enregistrer des messages vidéo pour la semaine, planifier ma stratégie de marketing, traiter la majeure partie de mes e-mails, et ainsi de suite.

Les mardis, mercredis et jeudis sont généralement consacrés aux travaux pour les client, mais dernièrement j’ai affecté le mercredi après-midi pour travailler sur mes propres projets créatifs secondaires.

Le matin est pour moi de loin le moment le plus productif de la journée. Ainsi, toute l’écriture se fait habituellement le matin.

Les après-midi sont destinées à des choses qui nécessitent un peu moins de créativité. Je fais d’habitude tout mon « pré-travail» pour les articles (recherche, identification des sources potentielles), je vais fouiller dans les groupes Facebook pour voir si je peux aider une personne, ou modifier quelque chose que j’ai écrit la veille.

La fin d’après midi (4h-6h ou plus tard) est pour boucler et répondre à tout ce qui a besoin d’une réponse urgente, et  faire les petites tâches administratives.

Comme Michelle le souligne, elle n’a pas affecté les heures de manière aléatoire.

Elle a conçu son emploi du temps sur la base de ce qui la rend la plus efficace. Les horaires de ses clients ont également joué un rôle dans ce planning car comme beaucoup d’entre eux ont des réunions les lundis et vendredis, ils n’ont pas besoin d’elle ces jours-là.

Libre à vous de concevoir votre agenda de manière moins structuré. Toutefois, Michelle a remarqué que cela l’aidait beaucoup,

« Parce que cela apaise cette partie de mon cerveau qui a toujours tendance à paniquer en se disant qu’il ne pourra jamais à travailler sur le projet A. »

Michelle Nickolaisen

Michelle Nickolaisen

2. La stratégie du sandwich

Que vous ayez votre propre  entreprise ou que vous ayez un emploi à plein temps en entreprise,  il y a de fortes chances  que vous ayez, en tout bon multipotentiel que vous êtes, un ou deux projets chers à votre cœur, mais qui ne génèrent pas encore d’argent.

Michelle décrit avec humour votre conversation interne qui ressemble grosso-modo à celle-ci

« Okay, je suis prêt à travailler. Je veux travailler sur mon roman / jeu / projet amusant … mais je sais que je devrais probablement travailler sur ce projet X d’abord, parce que ça va générer des revenus. Je travaillerai donc sur mon projet sympa après le déjeuner.

Plusieurs heures passent, c’est enfin l’après-midi… Je peux travailler à mon roman / jeu / projet amusant.. oui, mais je devrais probablement mieux d’abord répondre aux emails des clients…

19 heures arrive .. ouh, je suis si fatigué. Je vais travailler sur mon roman demain car je dois préparer le dîner « .

Quand on est indépendant, on donne priorité aux commandes clients au détriment des projets créatifs personnels, même si ces projets personnels sont ceux qui nous dynamisent, nous rendent plus créatifs, nous donnent la sentation d’être vivant.

Michelle a rencontré eu ce problème lorsqu’elle a participé à  NaNoWriMo l’année dernière et  à plusieurs reprises lors de l’écriture de son roman.

« Ce qui a le mieux fonctionné pour moi est une technique que j’appelle le sandwich, où je mets le projet au début et en fin de la journée, en lui octroyant de 30 à 60 minutes à chaque fois.

Je fais généralement de 60 minutes le matin et 30 minutes le soir. Cette stratégie m’a permis  de finir NaNo avec près de 65 000 mots, alors que ma charge de travail de journaliste pigiste était énorme. »

Sandwich_gestion_temps

Gestion du temps : la méthode sandwich

Elle décrit le phénomène qui se produit :

« Dans une sorte de mathématiques magique bizarre, j’ai découvert que si je fais passer mon travail personnel en premier, même si je me sens égoïste, je vais avoir dans ma journée de travail beaucoup plus d’énergie et de concentration, car j’ai le sentiment d’avoir accompli accompli quelque chose et d’autant plus contente que c’est pour mon bébé de projet. »

En prime, elle a remarqué qu’elle avait plus le coeur à l’ouvrage et  commençait plus tôt sa journée, sachant qu’elle allait d’emblée se faire plaisir.

A la fin de la journée de travail, l’autre plage horaire de 30 minutes crée une zone-tampon entre votre travail et le reste de votre vie, et elle vous permet ainsi de clore votre journée de travail avec un sourire sur les lèvres.

3. Stratégie de superposition

Si vous examinez  votre journée, vous trouverez probablement qu’il y a plusieurs plages horaires qui sont dits du « temps perdu », par exemple le temps que vous passez dans votre voiture , ou les transports en commun, ou lorsque vous devez promener le chien ou nettoyer la maison….

Superposition__gestion_temps

gestion du temps : Stratégie de superposition

Ces temps sont parfaits pour utiliser la stratégie de superposition, autrement dit pour faire quelque chose d’autre en même temps !

Michelle aime écouter des podcasts ou écouter des formations, mais vous pouvez aussi lire ou écouter des livres audio. Dans les transports en commun, vous pouvez utiliser un cahier ou pour les plus branchés numérique votre application Evernote  pour écrire ou noter vos idées, planifier…

« J’ai l’habitude d’utiliser mon temps de transport en bus pour taper mes premiers jets d’articles de blog dans Evernote avec mon téléphone, puis je les modifie sur ma pause déjeuner et les programme une fois que je suis rentrée à la maison », explique Michelle.

Michelle recommande toutefois de laisser un espace vide dans votre journée  !

« C’est bon pour votre cerveau. Ne vous laissez pas envahir par de l’information à tout crin, car vos idées n’auraient plus de place pour se glisser et s’exprimer. 

Mais cette stratégie de superposition est un excellent moyen de trouver plus de temps dans votre journée pour trouver de l’inspiration, des idées. Cela m’a aidé à me tenir informée des nouvelles et événements de mon secteur sans avoir à y consacrer mes heures de pointe créatives ».

Vos propres stratégies d’efficacité personnelle ?

Michelle a partagé ses trois façons préférées d’en faire plus en moins de temps.

Avez-vous d’autres stratégies de productivité personnelle à suggérer ?

Au plaisir de vous lire dans les commentaires pour un partage d’expériences.

 

Source  : Article en anglais de Michelle Nickolaisen,  3 Strategies to Help You Run Multiple Businesses (Without Losing Your Mind).  Traduction et adaptation Brigitte Pour Horizoom

Michelle Nickolaisen est basée à Austin, TX.  Quand elle ne travaille pas sur un de ses nombreux projets, elle est généralement à la chasse pour une nouvelle de science-fiction sur Netflix ou en lisant sur la créativité. Retrouvez la sur son site de journaliste pigiste, ou bombchelle.com, Twitter, Instagram et Facebook.

Illustration : Juggler – by kosmolaut – flickr.com

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Auteur

Brigitte Roujol est la fondatrice des sites HORIZOOM et COACHING AVENUE. Elle se considère comme un Esprit Renaissance du 21ème siècle. Elle a en effet eu de multiples vies professionnelles, se réinventant régulièrement. Aujourd'hui, un pied en entreprise, un pied à l'extérieur, elle est consultante en créativité, innovation, spécialiste de la réinvention (de soi, de modèle économique), auteur, coach d'Esprits Renaissance et d'Innovateurs, et maître-verrier à ses heures perdues... Pour la contacter

Un commentaire

  1. Bonjour,

    Merci pour tout ces conseils et ce site votre contenu m’a beaucoup intéressé 🙂

    Un commentaire sur ma « technique » (je dirais plutôt « un style » dans le mesure ou, comme vous le lirez, je ne suis pas certain de sa pertinence), commentaire sous forme de question car j’ai parcouru ce site et de nombreux autres sans avoir lu quelque chose à propos de ce que je vais décrire.

    J’ai passé du temps (et j’en passe encore) à chercher à structurer mon travail et mes activités. J’ai un peu tout essayé et fais un mix de tout. Je lis dans les transports ou en marchant, je fais des plages horaires dédiées dans mon emploi du temps et j’essaie de m’habituer à dédier certains moments clefs de la journée à certaines tâches (par ex. jouer du piano vers 17h-18h comme pause). Pour info mes activités : Je fais de la musique, une thèse, participe à plusieurs projets de recherche en parallèle et m’investis légèrement dans la vie du labo.

    Le problème que je rencontre me paraît plus compliqué et ces outils/méthodes ne m’aident pas vraiment car j’ai l’impression de mieux comprendre, être plus rapide et créatif lorsque je fais une activité quand j’en ai envie (ex : je lis un article, ça me fait penser à quelque chose, je le note, je l’intègre et souvent je « pars » sur le sujet. En général ce moment est intense et extrêment productif.

    Lorsque je me concentre sur ce que j’ai prévu de faire, souvent je n’ai simplement pas l’envie, l’énergie, la motivation de le faire. Je traîne des pieds, procrastine, mais surtout je suis assez lent et fais les choses mécaniquement. Certaines tâches ennuyeuses car fades sont faciles à faire dans ces moments, plutôt que des activités qui demandent une bonne dose de concentration (et je dirais d’envie). Il faut savoir être souple sur le planning à mon avis… mais chez moi cette souplesse devient systématique, autrement dit le planning n’est bien souvent que vaguement indicatif… De fait, je fonctionne souvent à l’émotion.

    Parfois bien sûr tout va bien, j’arrive à me focaliser sur mon objectif. Mais d’autres fois je sens l’envie de faire autre chose – quelque chose que je devrais faire tôt ou tard.

    On pourrait appeler ça de la procrastination, mais en même temps c’est toujours quelque chose destiné à m’être utile (ex: gagner du temps en classant le gros bazar des mails, avancer sur un truc que j’avais prévu de faire plus tard, creuser ce truc que je voulais checker depuis des mois). Et, quelque part « malheureusement », avec le recul, j’observe que cette méthode m’a permis d’avancer sur de nombreuses choses qui m’ont été utiles.

    En synthèse, planifier c’est bien mais (1) j’ai du mal à m’y tenir car (2) il me semble que selon les contextes on est plus porté à faire certaines choses que d’autres, pour des raisons X ou Y, et qu’il faut en profiter car elles sont alors de meilleure qualité que faites par ailleurs.

    Il se peut que cela soit faux et qu’il ne s’agisse que d’une illusion destinée à expliquer cette envie irrépressible à vouloir souvent (pas toujours hein) faire autre chose que ce qui était prévu.

    La question clef est alors, pour moi aujourd’hui (et c’est d’ailleurs ce qui m’a fait atterir sur ce site) :
    Comment gérer le fait que l’on a souvent de Bonnes idées ?

    Elles vont un peu dans toutes les directions. Mais par expérience je sais qu’elle mènent souvent à de très bons raisonnements / idées / outils. Par exemple, sur un ordinateur j’ai souvent une idée pour optimiser une disposition. Parfois c’est trop et relève certes plutôt de l’obsession ou de la procrastination, mais bien souvent cela produit une bonne chose, une chose utile, créative, pratique, qui m’aidera à court terme et/ou qui correspond («  »comme par hasard » ») à une chose que devais solutionner par ailleurs.

    Aussi, s’il est simple de se focaliser sur une seule tâche, comment gérer/faire le deuil des bonnes idées qui nous auraient rendu service ? Imaginons que sur 5 jours, je souhaite finir 5 petits projets : A le lundi, B le mardi, C le mercredi etc. Hé bien dès le lundi j’ai 10 bonnes idées qui peuvent très bien alimenter le projet B, C etc. Donc y renoncer ??

    Les conseils des spécialistes sont les mêmes : faites des notes. Ecrivez des notes. Structurez vos notes. C’est ce que je fais. J’ai plusieurs carnets. Mais qu’est-ce qui se passe lorsque l’on écrit une note ? Il ne s’agit pas de « juste » écrire une idée : elle ouvre rapidement quelques idées autres idées, etc. Ici soit on se dit « non j’arrête d’y penser j’y penserai plus tard » et on inscrit un résumé de l’idée (par nature une idée ne peut se résumer que lorsqu’elle est bien connue… donc le résumé est parfois peu clair à posteriori), ou alors on en profite pour créer par exemple un arbre mental qui note les sous-idées qui arrivent à la chaîne.

    En général chez moi ça dure 10 ou 20 minutes, ensuite je suis fatigué, j’arrête et reviens sur ma première activité. Ces « fulgurances » sont souvent très bien, je ne compte pas le nombre de solutions que j’ai trouvé comme ça (et aussi il faut bien l’admettre beaucoup plus d’écrits perdus !).

    Faut-il donc réellement laisser tomber cette « générativité », continuer de l’inscrire et parfois savoir renoncer ? C’est ce que je [tente] de faire, avec une efficacité que seul l’avenir pourra juger. Pour l’instant je n’ai pas à me plaindre de ma « réussite », ça marche très bien pour moi (je touche du bois). Cette « frénésie » est donc la bonne ? C’est une activité si fatiguante !

    Pour moi la structure liste / agenda etc. est un guide sympatique, que j’utilise, mais j’ai le sentiment qu’il restent limitées, et me limite. J’ai du mal à m’y tenir et à vrai dire je trouve cette vie réglée au millimètre épuisante, quand on a beaucoup de choses à faire. Elles sont utiles, nécessaires, mais pour moi il manque quelque chose… mais quoi ?

    J’essaie finalement souvent de me consacrer à fond à un seul sujet, pendant plusieurs jours intensément, et ensuite je l’arrête. Cela nécessite que je sois là où je peux me concentrer. Mais ne faire qu’un seul sujet, s’il dure plus de quelques jours, ce qui est souvent nécessaire, devient vite fatiguant. Ilfaut channger. Or si je rouvre la boite de pandore…

    J’ai d’ailleurs tendance à considérer que toute source d’information est une fenêtre sur « toujours plus », et je ne parle pas des pollutions psychiques que sont les réseaux sociaux et d’information, que je limite à présent (ce qui fait un bien fou, mais le clic n’est jamais loin !).

    Je conclue donc par ma question : comment gérer l’apparition subite de nombreuses bonnes idées ?

    Encore une fois conseiller simplement « les noter » ne suffit pas, il faut un plan de prise en charge plus poussé (ou un modèle plus détaillé qui aide à la décision) sinon soit on n’arrive pas à se rappeler de ce que la bribe recouvrait, soit on décrit l’idée et ça prend du temps. Une OK, mais au bout de 10, c’est pénible. Il faut ensuite récupérer… et espérer que ça ne reparte pas 10 minutes après !

    Une note finale : je ne serais pas ici à vous faire part de mon expérience et de cette question si j’avais suivi mon planning 🙂

    Si ça ce texte vous inspire…

    Bien à vous,

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