34 principes de gestion du temps (1 à 12)

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Dans un article intitulé « 34 Time Management Tips for Busy Entrepreneurs (by Experts) » paru sur le blog de Shopify, Casandra Campbell  a recensé 34 principes de gestion du temps préconisés par des entrepreneurs à succès et des spécialistes de la gestion du temps. 

Nous pensons sur Horizoom que ces principes sont tout à fait adaptés pour les multipotentiels que nous sommes, aux mille et un projets… 

Voici les principes 1 à 12.


 Texte de Casandra Campbell ( traduction et adaptation Brigitte Roujol)

Une gestion efficace du temps est importante pour tout le monde, mais est absolument cruciale pour les entrepreneurs

Parce que au final les entrepreneurs sont responsables de tous les aspects de leurs activités,  s’ils veulent réussir, il est primordial qu’ils affectent la bonne ressource-temps à la bonne tâche.

Une meilleure gestion du temps ne consiste pas seulement à travailler plus, mais à travailler plus intelligemment. Nous avons donc demandé à 34 experts en productivité de partager leur meilleur conseil en gestion du temps.

Utilisez cette liste de suggestions pour expérimenter et trouver les stratégies qui ont le plus de sens pour vous.


1. Raisonnez « apprentissage juste à temps »

shopify-author Pat FlynnPat Flynn – www.smartpassiveincome.com

le «Just-in-time-learning» (apprentissage juste à temps) a tout changé pour moi.
C’est-à-dire que je ne consomme dorénavant que des contenus directement liés à la prochaine tâche que je dois réaliser dans le projet du moment sur lequel je travaille.

Articles de blog, épisodes de podcast, vidéos, ils doivent m’aider à remplir la prochaine tâche sur ma liste de priorités.

Sinon cela ne mérite pas mon attention … pour le moment !

La peur de manquer quelque chose (FOMO, acronyme de l’anglais fear of missing out) rend cela aussi difficile.

(note de traduction : FOMO, sorte d’anxiété sociale caractérisée par la peur constante de manquer une nouvelle importante ou un autre événement quelconque donnant une occasion d’interagir socialement – voir fiche Wikipédia)

il y a en effet tant de choses superbes que nous ne voulons pas manquer !

Mais si vous êtes intelligent à ce sujet et que vous rencontrez un contenu intéressant et potentiellement utile, vous le mettrez de côté dans un outil tel que Evernote pour un accès facile plus tard,

Cela peut vraiment changer la façon dont vous faites face à combien vous apprenez.

Il suffit de penser à tout le contenu que vous consommez.

Est-ce que vous mettez vraiment 100% en action ou allez-vous perdre du temps à apprendre des choses que vous n’avez pas besoin de savoir en ce moment?


2. Priorisez et déléguez

shopify-author Elizabeth Grace Elizabeth Grace – www.reallifee.com

Connaissez vos priorités personnelles et professionnelles et planifiez vos priorités dans votre calendrier. Tout le reste doit y correspondre ou être abandonné.

Trouvez un excellent assistant à qui vous pouvez déléguer à la planification et à d’autres activités de routine.

Cette personne peut être l’un de vos plus grands amplificateurs de productivité et réducteur de contraintes.

 


3. Commencez !

shopify-author Craig JarrowCraig Jarrow – www.timemanagementninja.com

 

Oui, commencez !

La plupart des entrepreneurs ne commencent jamais vraiment.
Et la plupart des idées de business se terminent avant qu’elles ne commencent véritablement.

Arrêtez d’attendre le moment idéal …. Il n’y en a pas.
Arrêtez d’attendre le produit parfait … lancez-en un minimaliste.
Arrêtez d’attendre un jour … il ne viendra jamais.

Vous ne pouvez pas finir … si vous ne commencez jamais.

 


4. Recadrez votre pensée

shopify-author Maura Thomas Maura Thomas – www.regainyourtime.com

Réfléchissez à votre réflexion ! La gestion du temps est une idée désuète, et la gestion de l’attention est le nouveau chemin vers la productivité.

La façon dont vous gérez votre temps n’est pertinente que dans la mesure où vous contrôlez votre attention sur la tâche à accomplir.

C’est parce que si vous attribuez du temps à une tâche, mais passez ensuite passez d’une tâche à l’autre, le résultat final sera probablement différent de ce que vous vouliez.

Contrôler votre attention signifie gérer efficacement les distractions internes et externes. La tâche unique, opposée au multi-tâche, assure un travail de meilleure qualité effectué plus rapidement.


5. Utilisez une fiche cartonnée

shopify-author Gregory CiottiGregory Ciotti – www.sparringmind.com

Pour mieux allouer votre temps, commencez par comprendre où votre temps est passé. Il existe d’excellents outils pour suivre le temps, mais honnêtement, je préfère qu’il soit le plus léger possible : le système de fiche de Marc Andreessen a toujours fonctionné pour moi.

Si vous n’en avez pas entendu parlé auparavant, cela implique une feuille cartonnée, que vous utilisez pour garder une trace de vos tâches principales du jour.

À l’arrière de la carte, vous écrivez les choses que vous faites au cours de la journée que vous n’aviez initialement pas prévu de faire la veille. De nombreux extras aiment se faufiler dans la journée de travail !

En regardant votre carte en fin de journée, vous verrez ce que vous avez priorisé (et si vous l’avez fait) et quel travail réel a été ajouté à votre agenda.

C’est OK pour du travail supplémentaire, mais si vous ne nettoyez pas vos tâches principales jour après jour, quelque chose ne va pas. C’est mon test décisif et simple !

 


6. Créez un système de management des priorités

shopify-author Ann GomezAnn Gomez – www.clearconceptinc.ca

Focus. Beaucoup de gens s’attaquent à trop de choses à la fois et, par conséquent, ils font très peu de progrès (et finissent par se brûler dans le processus).

Considérez vos activités d’impact et organisez votre journée autour d’elles. Ne laissez pas d’autres distractions ou opportunités attrayantes dicter votre journée.

Vous avez également besoin d’un système de gestion de priorité solide pour aider à gérer vos priorités.

Nous aimons appeler ceci votre «plan directeur». C’est là que vous énumérez vos priorités immédiates et toutes les tâches associées.

Vous pouvez également énumérer vos objectifs « un jour, peut-être » sur votre plan directeur, mais vous devriez être clair que vous n’avez pas le temps de vous concentrer jusqu’à ce que vos priorités actuelles soient atteintes.


7. Engagez un assistant virtuel

shopify-author Ari MeiselAri Meisel – www.lessdoing.com

 

Embauchez un assistant virtuel et externalisez tout ce que vous ne devriez pas faire vous-même.


8. Calmez-vous !

shopify-author Carson TateCarson Tate – www.carsontate.com

En tant qu’entrepreneur, vous êtes en mode sur-performance beaucoup trop de temps parce que vous êtes pleinement dedans.

Calmez-vous. Il y aura le temps.

Il y aura toujours besoin de temps, d’énergie et d’attention, mais lorsque vous tirez sur la corde, vous vous épuisez.

Est-ce que vous avez identifié ce qui  correspond au  » juste ce qu’il faut » pour chacun des projets de votre liste?

C’est « juste ce qu’il faut » pour votre entreprise et « juste ce qu’il faut » pour vous.

Trop penser, trop peaufiner, faire des ajustement successifs gaspille un temps précieux de manière non justifiée.

Apprenez à faire du bon travail, et à arrêter ensuite.

 


9. Réduisez votre charge cognitive

shopify-author Rodolphe Dutel Rodolphe Dutel – www.remotive.io

 

Gérer votre charge cognitive afin que vous ne deviez pas « garder le souvenir des choses ».

Pour ce faire, j’utilise SaneBox pour réduire ma charge de messagerie, puis je documente tout ce que je pense être important dans Evernote.

Je gère 35 Evernote Docs séparés avec des notes sur des chats avec des personnes avec lesquelles je travaille régulièrement sur tout ce qui est important (questions, résultats et éléments d’action).

Toutes les tâches alimentent alors une liste de tâches centralisée que je peux prioriser et mettre dans mon calendrier (actuellement Sunrise).


10. Take Time to Pause and Think

shopify-author Peter BregmanPeter Bregman – www.peterbregman.com

 

La chose la plus importante qu’un entrepreneur occupé peut faire est d’arrêter tout et de penser !

En tant qu’entrepreneur occupé, je sais combien il est facile de passer rapidement d’une chose à l’autre, sans même faire une pause. Mais c’est une erreur.

Prenez au moins 5 minutes le matin pour réfléchir à votre journée.

Quelle est la chose à accomplir  aujourd’hui la plus importante pour vous ?
Votre agenda reflète-t-il cette priorité?

Configurez votre téléphone pour biper toutes les heures et, le cas échéant, demandez-vous:

  • Est-ce que je fais ce que je dois faire ?
  • Est-ce que je suis ce que je désire le plus ?

Et en fin de journée, faites une pause pendant 5 minutes et demandez-vous:

Qu’est-ce que j’ai appris?

  • Y a-t-il quelqu’un que je dois remercier ou valoriser ?
  • Y a-t-il quelque chose à faire différemment demain?

Trop souvent, nous pensons à la gestion du temps pour accroître notre efficacité. Mais certaines des personnes les plus « efficaces » que je connais sont inefficaces.

La clé est d’être efficient – c’est à dire de travailler sur ce qui est le plus important et de laisser tout le reste. Cela nécessite donc de la prévision, de la planification et l’exécution heure par heure.

 


 

11. Réservez une plage de temps non structuré dans votre agenda

shopify-author Jocelyn K. GleiJocelyn K. Glei – www.jkglei.com

 

 

Mon conseil est de réserver  2 à 4 heures de temps non structuré dans votre horaire hebdomadaire.

C’est le temps réservé pour aucun programme au-delà de l’apprentissage, de l’exploration et de la pensée.

Pour de nombreux entrepreneurs occupés, cela peut sembler contre-intuitif ou tout simplement irréaliste. Cependant, la recherche confirme l’importance d’avoir un temps «lent» dans votre calendrier pour deux raisons:

1. Lorsque vous êtes constamment occupé et que vous n’avez pas de temps libre, chaque minute de chaque jour est programmée sans temps de respiration et vous augmentez la bande passante de votre cerveau.

Vos capacités cognitives diminuent, vous devenez plus enclin à commettre des erreurs. Vous êtes moins perspicace.

2. Au démarrage d’Amazon, Jeff Bezos laissaient ses lundis et jeudis complètement déstructurés afin qu’il puisse dédier du temps pour réfléchir profondément à la vision de l’entreprise.

Sacraliser ce «temps non structuré» est une des caractéristiques des PDG qui réussissent car sans cela, ils fonctionneraient en mode réactif  face aux problèmes que d’autres mettent devant eux et n’arriveraient pas à réfléchir proactivement à l’avenir de l’entreprise.


12. Divorcez de votre ordinateur !

shopify-author Stever RobbinsStever Robbins – www.steverrobbins.com

Divorcez de votre ordinateur ! Oui, sérieusement !

Si vous êtes la force motrice d’une entreprise, il y a très peu de choses à faire sur l’ordinateur qui justifie le temps que vous passez devant.

Il y a vingt ans, les ordinateurs étaient des outils de productivité.

Maintenant, ce sont des outils de distraction qui tuent la créativité, qui détruisent notre capacité à avoir une bonne pensée conceptuelle en nous fournissant un flux incessant d’interruptions non pertinentes.

Organisez physiquement votre espace de travail autour d’un bureau blanc, pas autour de votre écran.

Lorsqu’une tâche informatique apparaît à votre esprit, ajoutez-la à une liste papier de choses « à faire ».

À des heures de journée définies et programmées, accédez à votre ordinateur et passez à la liste de tâches à réaliser à l’ordinateur.

Traitez l’ordinateur comme un outil que vous utilisez consciemment, sortez-le et remettez-le en place. Ne l’utilisez pas comme emplacement par défaut pour distraire votre esprit et votre attention.

Mettez votre ordinateur portable hors tension pendant les réunions. Prenez des notes à la main. Vous vous connecterez mieux avec les gens lors de la réunion, et vous aurez un meilleur souvenir de ce qui s’est passé.

Utilisez une liste de tâches à jour pour les trois principales priorités du jour. Gardez-la devant vous à tout moment.

Les listes de tâches électroniques sans fin permettent à certaines entrées de « disparaître »et de tomber hors de votre écran radar.

Examiner la liste de  tâches sans fin et de noter les principales priorités d’aujourd’hui vous oblige à réfléchir stratégiquement aux choses que vous choisissez de faire.

Ne triez pas votre propre courrier électronique. Demandez à votre assistant de le faire et de ne vous apporter que les éléments les plus importants à votre attention.

Répondez au courrier électronique avec une seule phrase. Si plus est nécessaire, dictez les points-clés à votre assistant et demandez-lui de rédiger des courriels de réponse en votre nom. Vous relisez et vous envoyez.


Source : Casandra Campbell à l’origine de cette compilation est entrepreneur, une passionnée de bières artisanales et un créateur de contenu chez Shopify.

Traduction : Brigitte Roujol pour Horizoom

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