Dans un article intitulé « 34 Time Management Tips for Busy Entrepreneurs (by Experts) » paru sur le blog de Shopify, Casandra Campbell a recensé 34 principes de gestion du temps préconisés par des entrepreneurs à succès et spécialistes de la gestion du temps.
Nous pensons sur Horizoom que ces principes sont tout à fait adaptés pour les multipotentiels que nous sommes, aux mille et un projets…
Voici les principes 26 à 34.
26. Gérer votre temps, c’est gérer votre mental !
Helene Segura – www.helenesegura.com
A la fin de chaque journée, indiquez quelles tâches doivent être effectuées le lendemain et combien de temps cela prendra. Ensuite, programmez ces tâches sur votre calendrier entre les rendez-vous qui sont déjà pris.
La gestion du temps, c’est gérer votre mental ! Une fois que vous vous rendez compte que vous maîtrisez votre horloge et que vous pouvez indiquer quoi faire à votre temps, votre vie professionnelle et votre vie personnelle deviendront moins stressantes.
27. Allouez à la tâche le temps nécessaire !
Dave Seah – www.davidseah.com
Mon conseil personnel en matière de gestion du temps consiste à allouer à la tâche le temps nécessaire, c’est à dire le temps pour réaliser de façon réaliste le travail jusqu’à la prochaine étape.
Par « réaliste », je veux dire le temps réel qu’il faudrait, et non la quantité de temps que vous souhaitez que cela prenne. Une fois que vous avez pris cette décision, ne pensez pas à l’heure et faites le travail.
Penser à la gestion du temps est la plus grosse perte de temps si je me permets de faire un peu d’ironie !
Si je m’inquiète de combien de temps cela prend de faire quelque chose, je n’utilise pas 100% de mon attention sur le travail en cours ou la résolution de problèmes.
En tant qu’entrepreneur indépendant, je dois faire attention à éviter les mentalités de gestion improductives qui mettent l’accent sur l’efficacité du temps.
De nombreux problèmes n’ont pas de réponses toutes prêtes, et nécessitent de la recherche ou des essais-erreurs pour lesquels le laps de temps nécessaire ne peut être prédit.
Le meilleur que vous pouvez faire dans ces cas est d’allouer des blocs de temps par morceaux pour travailler sur le problème sans vous soucier, en sachant qu’une solution est sur le chemin.
Je pense que les entrepreneurs qui travaillent avec des ordinateurs sont souvent frustrés par les réalités quand il faut traiter les aléas des marchés et des fournisseurs. A mes yeux, il est donc très important d’accepter la réalité de l’incertitude du temps que cela va réellement prendre.
Par « étape minimale suivante », je veux parler d’un « élément utile » qui contribue de manière importante à vos objectifs de travail .
J’ai parfois tendance à me fixer sur le «résultat final» au lieu de la prochaine étape parce que je suis impatient… Mais en fait cela crée une frustration qui brûle inutilement de l’énergie qui pourrait être utilisée autrement et servir à créer quelque chose.
Je cherche donc à me donner suffisamment de temps pour faire quelque chose, et je me donne la permission de ne pas me sentir pressé ou coupable quant au temps réellement passé.
C’est ce qui fonctionne pour moi. Cela dit, je ne suis pas un entrepreneur en concurrence axé sur le marché et qui essaie de battre tous les autres sur le marché. L’objectif de mes activités entrepreneuriales est de soutenir ma vie créative, de ne pas lui nuire en créant inutilement du souci.
28. Ayez une routine de productivité que vous suivez religieusement
Josh Coffy – www.flightmedia.co
Ayez une routine de productivité que vous respectez religieusement tous les jours.
Par exemple:
1. Gym – 4h30
2. Créez votre liste des 5 tâches du jour – 7h00
3. Travaillez sans interruption pendant 50 minutes, puis pause pendant 10 minutes – plusieurs fois par jour
4. Ne laissez pas l’onglet de votre messagerie ouvert
Tout comme vous développez une stratégie pour tout le reste de votre entreprise, vous devez absolument avoir une stratégie de productivité.
Personnellement, je fais de l’exercice car je me sens bien après, cela me réveille et me dynamise pour le reste de la journée.
Je crée une liste de 5 tâches pour la journée, car si c’est une liste sans fin, cela me laisse un goût d’inachevé comme si je n’avais rien accompli. (Même quand je suis productif !)
Je procède par séquences de travail de 50 minutes avec une pause de 10 minutes parce que c’est la seule façon d’accomplir ces cinq tâches.
Je ne laisse pas l’onglet de courrier électronique ouvert parce que sinon ma journée est littéralement drainée et foutue.
Créez votre propre routine, respectez-la, et vous trouverez le temps que vous ne saviez pas que vous aviez.
29. Découvrez, décidez ou faites
Liz Summer – www.lizsumner.com
Découvrez, décidez ou faites !
Lorsque vous vous rendez compte que vous évitez une tâche, c’est généralement parce que vous n’êtes pas au clair sur ce qui doit se passer ensuite. Et c’est généralement l’une de ces 3 actions : découvrir, décider ou faire.
Avez-vous besoin de plus d’informations ? de choisir ? ou de passer à l’action?
Observez votre résistance à travers le filtre de la découverte, de la décision, ou du faire et cela vous fera avancer.
30. Arrêtez de raisonner « gestion du temps » !
Annie Sisk – www.pajamaproductivity.com
Le plus grand et le meilleur conseil en gestion du temps que je puisse offrir aux freelancers et aux entrepreneurs occupés – pour tout le monde en fait – est-d’arrêtez de raisonner «gestion du temps».
Lorsque nous disons «gestion du temps», nous exprimons l’idée que c’est l’heure qui doit être gérée. Mais dans 99% des cas (un pourcentage totalement non scientifique, mais c’est relativement précis par rapport à mon expérience), ce n’est pas le moment qui nécessite une meilleure gestion, c’est nous-même.
Alors, essayez de réfléchir en termes de choix. Un exemple: Imaginez que votre groupe préféré soit venu en ville. Ou une personne que vous admirez. Peu importe. Mais c’est événement auquel vous rêvez d’assister, mais impossible d’avoir des places. Mais voici, deux billets tombent littéralement sur vos genoux.
Peu importe votre agenda, si vous êtes comme moi et la plupart des gens, vous allez vous arranger pour y aller, n’est-ce pas?
En d’autres termes, vous allez faire un choix. Notez que je ne dis pas qu’aller à un concert est une mauvaise chose. Je dis que lorsque vous voulez vraiment faire quelque chose, vous faites ce choix et vous vous arrangez pour le faire fonctionner.
Il en va de même pour des choses qui sont moins amusantes, mais qui sont essentielles – par exemple un enfant malade qui doit se rendre chez le médecin. Vous trouvez un moyen. Vous faîtes un choix.
Alors, commencez à regarder tout dans votre liste de tâches comme une série de choix.
Vous pouvez choisir de les faire, ou vous pouvez choisir de ne pas les faire – de les différer, de les déléguer ou de les supprimer.
Une chose étrange commence à se produire lorsque vous les regardez comme des choix : vous finissez par faire de meilleurs choix, simplement en réalisant que le pouvoir était en vous depuis toujours.
31. Faîtes le plus difficile d’abord !
Thanh Pham – www.asianefficiency.com
Chaque matin, faites le plus difficile d’abord !
Lorsque vous commencez votre journée de travail, faites face à la tâche que vous trouvez la plus difficile ou pour laquelle vous sentez être susceptible de procrastiner.
Lorsque nous reportons ce type de tâches à plus tard dans la journée, nous nous inquiétons et continuons à les remettre à plus tard.
En inversant le processus, vous pouvez continuer avec le reste de la journée en sachant que vous étiez productif. Même si vous n’avez rien fait d’autre, vous avez encore eu une journée productive.
Je l’ai fait pendant les 5 dernières années de fonctionnement de mon entreprise et cela nous a aidé énormément. Tout le monde dans notre entreprise le fait aussi et cela fait partie de notre formation en ligne pour enseigner à nos clients ce concept.
32. Utilisez la matrice d’Eisenhower !
Christiaan Riemens – www.improve-hq.com
Priorisez !
Les e-mails s’accumulent, le téléphone n’arrête pas de sonner… Il y a beaucoup de tâches à faire : la charge de travail d’un entrepreneur est énorme. Prioriser ce travail est essentiel pour rester concentré.
Plus vous êtes en mesure de prioriser, plus vous serez efficace. C’est là qu’intervient la matrice d’Eisenhower, qui vous oblige à réfléchir deux fois avant d’ajouter une tâche à votre liste de tâches.
Voici comment.
Sélectionnez les tâches les plus urgentes.
Demandez-vous: sont-elles toutes aussi importantes?
reportez ce qui est moins urgent, déléguez ce qui est moins important.
Et si ce n’est pas ce qui précède : éliminez ! Cela n’a rien à faire sur votre todo liste
33. Suivez un système
Allyson Lewis – www.the7minutelife.com
J’ai sept conseils à donner.
1. Délestez votre cerveau !
Vous vous sentez stressé parce que vous avez trop de tâches inachevées. Sur un simple morceau de papier, écrivez-les TOUTES. Ensuite, rayez tout ce qui n’est pas absolument essentiel. Soyez brutal. Vous ne devez pas tout faire, c’est juste que vous le croyez !
2. Venez à bout des tâches inachevées.
En regardant votre liste, engagez-vous à finaliser une tâche par jour jusqu’à ce que la liste soit terminée. Révisez cette liste souvent ! Les choses qui semblent essentielles aujourd’hui peuvent ne plus l’être la semaine suivante.
3. Ordonnez votre monde.
Un bureau ou un plan de cuisine recouvert de papiers ou encombré vous fait sentir plus stressé que nécessaire.
Arrêtez, respirez profondément et prenez quelques heures pour vous y consacrer, nettoyer, classer. Commencez prioritairement par votre espace de travail prioritaire ou votre espace d’accueil puis descendez dans la liste, en en faisant un peu tous les jours, un jour par semaine ou quel que soit le calendrier adapté.
4. Limitez ou bloquez les distractions.
Éteignez toutes les alertes par courrier électronique, Facebook ou Twitter chaque matin jusqu’à ce que vos tâches les plus importantes soient terminées.
Des études ont montré que cela peut prendre jusqu’à 25 minutes pour que vous reveniez mentalement dans une tâche après une interruption. Au lieu de répondre à ces interruptions, traitez toutes ces communications dans des blocs de temps dédiés.
5. Agissez avec intentions
Quand est-ce que la dernière fois que vous avez effectivement noté votre but dans la vie ou vos priorités ? Quelle est la chose la plus importante pour vous dans la vie ? Quelles sont les priorités qui soutiennent ce but ? Écrivez-les.
Vous serez étonné de savoir comment cela aide à clarifier ce que vous devez faire chaque jour (et ce que vous ne faites pas).
6. Définissez vos objectifs.
Oui, oui, vous dites que vous savez quels sont vos objectifs. Mais les avez-vous écris ? Les neuroscience ont prouvé que l’acte simple d’écriture incite votre cerveau à les atteindre. Que voulez-vous réaliser cette semaine? Ce mois-ci ? Ce trimestre, les 90 prochains jours?
7. Faites votre liste des « 5 avant 11 ».
Faites une liste de cinq choses que vous pouvez vous engager à faire avant 11 heures, demain matin.
Chaque tâche permet-elle de déplacer l’aiguille vers votre but, les priorités et les objectifs ? Cela devrait.
Lorsque vous ferez vos 5 avant 11 demain, vous aurez un bon sens de l’accomplissement, sachant que vous avez fait ce qui est significatif pour vous.
Après 11 heures, vous pouvez ajouter tout ce que vous voulez – finaliser une tâche inachevée qui ne se rapporte pas à vos priorités, assister à une réunion inattendue, faire quelque chose de spontané avec vos enfants ou votre mari. Vous avez dorénavant de la liberté et de la flexibilité.
34. Prenez de meilleures décisions initiales !
Shane Parrish – www.farnamstreetblog.com
Prenez de meilleures décisions initiales !
C’est un peu contre-intuitif … la meilleure façon de gagner du temps consiste à prendre de meilleures décisions initiales.
Nous passons tellement de temps et d’énergie à corriger les erreurs et à sortir de mauvaises situations ! Si vous pouvez réduire la folie de vos décisions initiales, vous auriez beaucoup plus de temps libre.
Une façon d’améliorer la qualité de vos décisions est de libérer vos matins pour réfléchir pendant 30 minutes à propos du problème avant de prendre toute décision. Essayez de ne pas prendre de décisions importantes l’après-midi ou plus tard dans la journée.
Source : Casandra Campbell à l’origine de cette compilation est entrepreneur, une passionnée de bières artisanales et un créateur de contenu chez Shopify.
Traduction : Brigitte Roujol pour Horizoom
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